Kurze Antwort: Ja, Sie dürfen und sollten es tun. Aber Sie machen sich Sorgen wegen der DSGVO? Wenn Sie die Visitenkarten Ihrer Besucher physisch erhalten, ist deren Einwilligung offensichtlich. Viel praktischer sind jedoch die Daten, die Sie erhalten, wenn Sie den QR-Code auf den Badges und Tickets Ihrer Besucher scannen. Lesen Sie hier, wie Sie diese Daten sicher verwenden können.
Denken Sie zuerst über die Herkunft der Daten nach. Ihre Besucher haben sich selbst für diese Messe registriert und ihre Daten eingegeben. Und höchstwahrscheinlich haben sie der Datenschutzrichtlinie des Messeveranstalters zugestimmt. Normalerweise gibt es ein Kapitel, in dem beschrieben wird, dass die Daten an Aussteller weitergegeben werden, die den QR-Code auf der Messe scannen. Dies können Sie leicht selbst testen, wenn Sie die Registrierungsseite für Messebesucher besuchen. Dies gibt Ihnen höchstwahrscheinlich die Bestätigung, dass Ihre Besucher der Weitergabe ihrer Daten an die Aussteller zugestimmt haben.
Wenn Sie ganz sicher sein möchten, speichern Sie die Version der Datenschutzerklärung des Messeveranstalters, der Ihre Besucher bei der Registrierung zustimmen mussten.
Nun werden die Daten in der Messe-Lead-App und auf einem Server gespeichert. Ist das sicher? Ja, Ihre Daten sind in guten digitalen Messe-Leaderfassungssystemen sicher. Und wenn Sie LeadSuccess als Messe-Lead-App verwenden, finden Sie Links zur Datenschutzrichtlinie sowohl in den erhaltenen E-Mails als auch im LeadSuccess-Portal. Dort wird genau angegeben, wo die Daten gespeichert werden (nur auf Servern in der EU!) und wann diese automatisch gelöscht werden.
Wenn Sie die persönlichen Daten exportieren, um sie in Ihr lokales System zu übertragen, speichern Sie diese dauerhaft. Dafür müssen Sie einen legitimen Zweck definieren. Die Zweckbindung ist eine der grundlegenden Säulen der DSGVO. Im Falle eines Messebesuchs kann dies die Gewinnung neuer Kunden, Partner oder Mitarbeiter oder die Pflege bestehender Kunden- und Partnerbeziehungen sein.
Eine Dankes-E-Mail nach einem Messebesuch ist daher immer gerechtfertigt. Natürlich müssen Ihre Besucher dennoch dem Erhalt eines regelmäßigen Newsletters zustimmen.
Wir empfehlen jedoch: Speichern Sie keine Daten von Besuchern dauerhaft, mit denen Sie nicht in Kontakt bleiben möchten.
Benötigen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)? Ja und nein.
- Nein, wenn Sie ein digitales Messe-Leaderfassungssystem nur für eine Messe verwenden, die vom Messeveranstalter bereitgestellt wird. Individuelle AVVs sind dann nicht handhabbar. Und die meisten Messeveranstalter schließen individuelle AVVs in ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Buchung eines Messestandes ausdrücklich aus. Auch dies können Sie leicht überprüfen. Die persönlichen Daten werden normalerweise automatisch einige Zeit nach der Messe gelöscht, in der Regel nach 4 Wochen.
- Ja, wenn Sie ein digitales Messe-Leaderfassungssystem kontinuierlich für alle Ihre Messen verwenden. Dann werden keine Daten automatisch gelöscht. Und der Anbieter des Tools wird Ihnen gerne einen individuellen AVV-Vertrag zusenden.
Wenn Sie in einer sehr datenempfindlichen Branche arbeiten oder eine sehr strikte interne Datenschutzrichtlinie haben, sollte Ihre Messe-Lead-App eine Funktion bieten, mit der Ihre Besucher zusätzlich bestätigen können, dass Sie ihre Daten verwenden dürfen, und das direkt in der App, mit der Sie die Daten erfasst haben.
Ja, die DSGVO ist etwas kompliziert, da stimmen wir zu. Aber sie ist handhabbar. Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts. Es ist nicht viel, was Sie tun müssen, um gut auf das Gold Ihrer Besucher aufzupassen. Mit einem guten Leaderfassungssystem ist dieser Schatz bei Ihnen sicher und bringt allen Beteiligten gute Zinsen.
