Messeleads mit LeadSuccess direkt in HubSpot übertragen

Überblick

Leads, die am Messestand erfasst werden, landen oft erst Tage später und von Hand abgetippt im CRM. Das kostet Zeit, erzeugt Tippfehler und macht unklar, welche Kontakte tatsächlich angekommen sind.

Das LeadSuccess Portal verbindet sich direkt mit Ihrem HubSpot-Konto. Sie autorisieren die Verbindung einmal, legen fest, welche Informationen übertragen werden, und senden Ihre Leads danach mit einem Klick. Vor dem Senden werden sie geprüft, danach ist jeder Vorgang nachvollziehbar.

• Zeit gewinnen: hundert Leads in etwa einer Minute statt eines Arbeitstags Tipparbeit.
• Früher nachfassen: Kontakte sind in HubSpot, solange das Gespräch noch frisch ist.
• Saubere Daten: Prüfung vor dem Senden und Dublettenerkennung halten Ihr CRM sauber.

Warum LeadSuccess

Seit über 20 Jahren vertrauen Aussteller und Messeveranstalter auf LeadSuccess, um Kontakte nahtlos zu erfassen, zu qualifizieren und weiterzuverarbeiten – vom ersten Scan bis zur CRM-Integration.

HubSpot ist eine von mehreren Anbindungen: Über die flexible API-Schnittstelle lässt sich LeadSuccess auch an andere CRM-Systeme anbinden. Mehr zur CRM-Schnittstelle

Voraussetzungen

• Ein Konto für das LeadSuccess Portal mit Zugriff auf Ihre Events.
• Ein HubSpot-Konto mit Berechtigung, Apps zu installieren.
• Die Berechtigung, in HubSpot Kontakteigenschaften anzulegen.

Angefragte Berechtigungen

Bei der Installation fragt die App nur die Zugriffe an, die für die Übertragung nötig sind. HubSpot zeigt Ihnen diese Liste vor der Bestätigung an.

Schritt 1

Verbindung herstellen

1. Öffnen Sie im LeadSuccess Portal Exports → CRM Export → CRM Connections.
2. Wählen Sie auf der HubSpot-Karte Connect.
3. Wählen Sie im HubSpot-Fenster das gewünschte Konto und melden Sie sich bei HubSpot an.
4. Prüfen Sie die angefragten Berechtigungen und bestätigen Sie.

Danach zeigt das Portal Connected und das verbundene Konto an.

Schritt 2 · Einmal pro HubSpot-Konto

Schlüsseleigenschaft ls_lead_id anlegen

Damit ein Lead bei erneutem Senden aktualisiert statt doppelt angelegt wird, schreibt LeadSuccess seine Kennung in eine eigene Kontakteigenschaft. Wir empfehlen den Namen ls_lead_id. Sie können einen anderen Namen wählen, solange er im Portal genau so zugeordnet wird (Schritt 3).

1. Settings → Data Management → Properties → Contact properties → Create property
2. Registerkarte Create manually
3. Property label: LS Lead Id
4. Field type: Single-line text
5. Require unique values for this property ankreuzen
6. Create property

Schritt 3

Felder festlegen

Unter CRM Settings → Field Configurator schalten Sie pro Event ein, welche Informationen übertragen werden, und legen fest, in welche HubSpot-Eigenschaft jede davon geschrieben wird. Ordnen Sie dort die Lead-Kennung Ihrer Schlüsseleigenschaft aus Schritt 2 zu. Nachname und Firma werden immer übertragen.

Schritt 4

Leads prüfen und übertragen

1. Auswählen: Markieren Sie unter CRM Export einzelne Leads oder alle auf einmal.
2. Dubletten prüfen (optional): Check Duplicates zeigt, welche Leads schon in HubSpot existieren. Mit Exclude already-in-HubSpot senden Sie nur neue Kontakte.
3. Vorschau & Prüfung: Vor dem Senden meldet das Portal Leads mit fehlenden Pflichtangaben oder unbrauchbarer E-Mail-Adresse. Sie wählen Export valid only, Export anyway oder korrigieren den Lead direkt.
4. Übertragen: Start Batch Transfer sendet die Leads nacheinander und zeigt den Fortschritt. Bekannte Kontakte werden aktualisiert, neue angelegt.
5. Zusammenfassung: Am Ende sehen Sie, wie viele Leads erfolgreich waren, fehlgeschlagen sind, bereits vorhanden waren oder übersprungen wurden, jeweils mit der Rückmeldung von HubSpot.

Für jeden Lead hält das Portal fest, wann er zuletzt übertragen wurde, mit welchem Ergebnis und mit welcher Meldung von HubSpot.

Welche Daten übertragen werden

Übertragen werden nur die Felder, die Sie im Field Configurator einschalten. Typisch sind:

Eigene Eigenschaften wie ls_lead_id oder die Fragebogenantworten legen Sie vorher in HubSpot an.

Dokumente reisen mit dem Lead

Dateien, die am Stand zum Lead erfasst wurden, etwa Unterschriften, Skizzen, Sprachnotizen oder ausgefüllte Fragebögen, werden als eine Notiz am HubSpot-Kontakt angehängt. Sie finden sie unter Activities → Notes und öffnen sie direkt in HubSpot.

Sicherheit und Datentrennung

• Ihr Konto, Ihre Freigabe. Jeder Kunde autorisiert sein eigenes HubSpot-Konto. Das Portal fragt Ihr HubSpot-Passwort nie ab.
• Keine geteilten Verbindungen. Eine Verbindung gehört genau einem Kunden. Leads wandern nur in das Konto, das Sie autorisiert haben.
• Keine Änderungen an Ihrer Einrichtung. Das Portal legt keine Eigenschaften an und benennt nichts um.
• Nur ausgewählte Leads. Übertragen wird ausschließlich, was Sie auswählen.
• Jederzeit widerrufbar. Trennen Sie die Verbindung im Portal oder deinstallieren Sie die App in HubSpot.

Verbindung trennen & App deinstallieren

Im LeadSuccess Portal

CRM Connections öffnen und Delete connection wählen, oder im Kopfbereich der Exportseite Disconnect.

In HubSpot

Settings → Integrations → Connected Apps → LeadSuccess CRM → Actions → Uninstall

In beiden Fällen enden die Übertragungen sofort. Kontakte, die bereits übertragen wurden, bleiben in Ihrem HubSpot-Konto erhalten.

Support

Bei Fragen zur HubSpot-Integration erreichen Sie uns so: