Datenschutzerklärung für LeadSuccess-Nutzer





Datenschutzerklärung

Der Schutz der personenbezogenen Daten unserer Kunden ist uns sehr wichtig. Wir benutzen Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO) wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben. Die Datenerfassung erfolgt nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung. Diese Datenschutzerklärung richtet sich an Sie als Messe-Aussteller oder in einer vergleichbaren Rolle, in der LeadSuccess zur Erfassung von Kontaktdaten von Messebesuchern eingesetzt wird. Informationen zu den von ihnen mit LeadSuccess erfassten Personendaten finden Sie in Kapitel 3.

1 Art, Umfang und Dauer der gespeicherten Daten
Es gibt unterschiedliche Situationen, in denen Ihre personenbezogenen Daten in LeadSuccess und in anderen Systemen erfasst und gespeichert werden. Auch die Art, der Umfang und die Dauer der erhobenen Daten sind abhängig von der jeweiligen Situation und werden pro Situation im Detail beschrieben.

1.1 Kunde einer Messegesellschaft
Sie sind Kunde einer Messegesellschaft, wenn wir Ihnen im Auftrag dieser Messegesellschaft einen Zugang zu LeadSuccess für die Dauer einer Messe liefern. Die von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten sind die Daten, die von der Messegesellschaft, deren Kunde Sie sind, an uns übermittelt werden. Das sind mindestens:

• Firmenname
• Name und Vorname des Ansprechpartners
• E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
• Land
• Telefonnummer, auch mobile Nummer für Support-Unterstützung
• Die Daten weiterer APP-Nutzer, so wie Sie sie selbst im LeadSuccess Portal erfassen

Weitere Daten wie Anrede, postalische Adresse usw. sind möglich.
Ihre personenbezogenen Daten werden von Ihnen in der zentralen LeadSuccess-Datenbank auf einem Server an einem EU-Standort in der Azure Cloud gespeichert. Alle diese personenbezogenen Daten werden einen Monat nach Ende der Messe in der LeadSuccess-Datenbank gelöscht. Es findet also keine dauerhafte Speicherung Ihrer Daten statt, außer Sie haben dieser Speicherung explizit zugestimmt.

1.2 Messekunde
Sie sind ein Messekunde, wenn Sie als Messe-Aussteller LeadSuccess für die Dauer einer Messe benutzen und unser direkter Kunde sind. Folgende personenbezogenen Daten werden von Ihnen in der zentralen LeadSuccess-Datenbank auf einem Server an einem EU-Standort in der Azure Cloud gespeichert:

• Firmenname
• Name und Vorname des Ansprechpartners
• Anrede
• E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
• Postalische Rechnungsadresse
• Land
• Telefonnummer, auch mobile Nummer für Support-Unterstützung
• Die Daten weiterer APP-Nutzer, so wie Sie sie selbst im LeadSuccess Portal erfassen

Alle diese personenbezogenen Daten werden einen Monat nach Ende der Messe in der LeadSuccess-Datenbank gelöscht. Ihre Daten inkl. Namen, Vornamen des Ansprechpartners werden in unserer CRM-Datenbank gespeichert, nie jedoch die Daten der weiteren APP-Nutzer. Dieser Speicherung können Sie jederzeit formlos widersprechen. Ihre vollständigen Rechnungsdaten werden in unserem Abrechnungssystem mindestens für die Dauer von 10 Jahren gespeichert und auch an unsere Steuerberatungskanzlei weitergegeben.

1.3 Jahreskunde
Sie sind ein sogenannter Jahreskunde, wenn Sie einen LeadSuccess-Vertrag mit der Firma convey Information Systems GmbH abgeschlossen haben, der über die Dauer einer Messe hinausgeht.
Folgende personenbezogenen Daten werden von Ihnen gespeichert:

• Name, Vorname
• Anrede
• Firmenname
• E-Mail-Adresse
• Postalische Rechnungsadresse
• Land
• Telefonnummer für Support-Unterstützung
• Die Daten weiterer APP-Nutzer, so wie Sie sie selbst im LeadSuccess Portal erfassen

Alle diese personenbezogenen Daten werden einen Monat nach Ablauf dieses Vertrags in der LeadSuccess-Datenbank gelöscht. Ihre Daten inkl. Namen, Vornamen des Ansprechpartners werden in unserem CRM-System gespeichert, nie jedoch die Daten der weiteren APP-Nutzer. Dieser Speicherung können Sie jederzeit formlos widersprechen. Ihre vollständigen Rechnungsdaten werden in unserem Abrechnungssystem mindestens für die Dauer von 10 Jahren gespeichert und auch an unsere Steuerberatungskanzlei weitergegeben.

1.4 Kunde mit Test-Account
Sie können jederzeit aus einem der App-Stores von Apple, Google oder Microsoft die LeadSuccess APP herunterladen. Um die APP als Kunde mit einem Test-Account nutzen zu können, müssen Sie sich in der APP registrieren. Dabei werden folgende Daten erfasst:

• Name, Vorname
• Firmenname
• E-Mail-Adresse
• Postalische Adresse
• Land
• Telefonnummer
• Passwort

Eine Woche nach Ihrer Registrierung wird Ihr Testzugang zur LeadSuccess APP und zum LeadSuccess Portal gesperrt. Einen Monat nach Ihrer Registrierung werden Ihre Daten gelöscht. Im Zeitintervall zwischen der Sperrung Ihres Test-Accounts und der Löschung der Daten können Sie auf Anfrage noch Zugang zu den von Ihnen mit LeadSuccess erfassten Personendaten bekommen. Ihre Daten inkl. Namen, Vornamen des Ansprechpartners werden in unserem CRM-System gespeichert. Dieser Speicherung können Sie jederzeit formlos widersprechen.

2 Wo und zu welchem Zweck werden Ihre Daten gespeichert?
Die LeadSuccess Datenbanken sind Microsoft Azure Cloud auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Ihre Daten werden für eine störungsfreie Nutzung von LeadSuccess inkl. eines hochwertigen Supports gespeichert. Die Daten werden nur im Zeitraum der Nutzung von LeadSuccess gespeichert und einen Monat nach Ende des Vertragsverhältnisses gelöscht. Die Datenbanken unseres CRM- und Abrechnungssystems sind in Datenbanken in unserem verschlossenen Serverraum gespeichert. Die Daten werden in unserem CRM-System gespeichert, damit wir mit Ihnen als Kunden in Kontakt bleiben können. Dieser Speicherung können Sie jederzeit formlos widersprechen. Die Daten werden in unserem Abrechnungssystem für die Dauer gespeichert, die der Gesetzgeber für eine ordnungsgemäße Buchhaltung vorschreibt, mindestens 10 Jahre.

3 Die von Ihnen mit LeadSuccess erfassten Personendaten
Sie als Aussteller übernehmen die vollständige und ausschließliche Verantwortung für den korrekten und DSGVO-konformen Umgang mit den Personendaten, die Sie mit LeadSuccess erfassen. Insbesondere übernehmen Sie auch die alleinige Verantwortung für personenbezogene Daten, die Sie mit der LeadSuccess APP auf Ihrem eigenen Mobilgerät erfassen. Falls Sie solche Mobilgeräte von uns leihen, erhalten Sie dazu eine Nutzungsanleitung mit entsprechenden Hinweisen. Mit den Zugangsdaten zur LeadSuccess APP und zum LeadSuccess Portal erhalten Sie eine Nutzungsanleitung, wie Sie LeadSuccess DSGVO-konform einsetzen. Da wir Zugang zu den von Ihnen mit LeadSuccess erfassten Personendaten haben, sind wir nach DSGVO Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter für Sie oder die Messegesellschaft, deren Kunde Sie sind, tätig.
Wir erklären Ihnen in dieser Datenschutzerklärung, dass wir

⋅ die von Ihnen mit LeadSuccess erfassten Personendaten absolut vertraulich behandeln,
⋅ alle statistischen Aussagen über die mit LeadSuccess erfassten Personendaten wie Anzahl, Länderverteilung u. ä. absolut vertraulich behandeln,
⋅ diese von Ihnen mit LeadSuccess erfassten Personendaten und Auswertungen dazu nicht an Dritte weiterleiten oder anderweitig verarbeiten werden, außer wenn Sie uns explizit dazu beauftragen,
⋅ nur aus dringenden Support-Gründen auf die von Ihnen mit LeadSuccess erfassten Personendaten zugreifen,
⋅ diese mit LeadSuccess erfassten Personendaten zum selben Zeitpunkt aus den LeadSuccess-Datenbanken löschen wie Ihre eigenen Personendaten,
⋅ diese mit LeadSuccess erfassten Personendaten nicht in anderen Systemen außerhalb von LeadSuccess speichern.

Die LeadSuccess Datenbanken, in denen alle mit LeadSuccess erfassten Personendaten gespeichert werden, befinden sich in der Microsoft Azure Cloud auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Die technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Zugangskontrolle / Zutrittskontrolle zu diesen Datenbanken sowie zur Integrität der Daten sind entsprechend den Anforderungen der DSGVO dokumentiert und können auf Verlangen vorgelegt werden. Die mit LeadSuccess auf den (mobilen) Endgeräten erfassten Personendaten werden nur verschlüsselt in die LeadSuccess-Datenbanken in der Azure Cloud übertragen. Die Art und den Umfang der mit LeadSuccess erfassten Personendaten bestimmen Sie selbst, weil Sie im LeadSuccess Portal Ihren eigenen Fragebogen definieren können. Sie bestimmen weiterhin selbst den Kreis der Betroffenen nach der DSGVO. Wir verpflichtet uns zur sofortigen Information, wenn wir einen Verdacht haben, dass Unbefugte Zugriff auf die von Ihnen mit LeadSuccess erfassten Personendaten haben oder hatten.

4 Auskunft, Löschung, Sperrung, Widerspruch
Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Verarbeitung. Sie haben das Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen des Datenschutzes können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Die Kontaktdaten finden Sie im letzten Kapitel dieses Dokuments. Bei einem Verdacht der datenschutzrechtlichen Verstöße haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde ist für uns der Landesdatenschutzbeauftragte Bayerns, seine Kontaktdaten können Sie dem folgenden Link entnehmen:
https://www.datenschutz-bayern.de/vorstell/impressum.html

5 Anbieter von LeadSuccess
convey Information Systems GmbH
Leonrodstraße 68
80636 München
Deutschland
+498954344930

datenschutz@convey.de
https://www.convey.de

Stand: September 2019